{"id":851,"date":"2018-03-14T10:16:41","date_gmt":"2018-03-14T13:16:41","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.arkmeds.com\/?p=851"},"modified":"2018-03-14T10:16:41","modified_gmt":"2018-03-14T13:16:41","slug":"documentacao-em-papel-por-que-isso-atrapalha-seu-processo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/arkmeds.com\/pt-br\/documentacao-em-papel-por-que-isso-atrapalha-seu-processo\/","title":{"rendered":"Documenta\u00e7\u00e3o em papel: Por que isso pode atrapalhar seu processo?"},"content":{"rendered":"

J\u00e1 percebeu a grande quantidade de documentos que s\u00e3o gerados em uma empresa? Se tratando de um hospital, esse n\u00famero pode ainda ser maior. Toda informa\u00e7\u00e3o relevante que precisa ser registrada se torna um documento.<\/p>\n

Imagino que voc\u00ea deve ter se recordado o qu\u00e3o trabalhoso \u00e9 lidar com tantos registros, e se voc\u00ea estiver fazendo essa tarefa com papel, pare! Tem algo errado no seu processo. Entenda melhor essa afirma\u00e7\u00e3o no desenrolar desse texto.<\/p>\n

Voc\u00ea est\u00e1 trabalhando suas informa\u00e7\u00f5es da melhor forma?<\/strong><\/h1>\n

Documentar \u00e9 uma maneira de tratar a informa\u00e7\u00e3o, e o gerenciamento dessa informa\u00e7\u00e3o \u00e9 um ponto estrat\u00e9gico na tomada de decis\u00e3o e organiza\u00e7\u00e3o da empresa. \u00c9 not\u00e1vel as dificuldades enfrentadas pelos gestores quando essa tarefa \u00e9 feita de forma manual, devido as falhas inesperadas que podem acontecer durante esse processo.<\/p>\n

Segundo pesquisadores do Hospital das Cl\u00ednicas da UFMG, cerca de 20% dos registros em papel do hospital s\u00e3o extraviados. Levando em conta que tal fato pode acontecer com um laudo t\u00e9cnico de um equipamento m\u00e9dico, o armazenamento dessa informa\u00e7\u00e3o se torna relevante, visto que essa forma de trabalhar est\u00e1 sujeita a grandes preju\u00edzos.<\/p>\n

Diante da situa\u00e7\u00e3o mencionada e dentre outros in\u00fameros problemas que ocorrem por falta de um controle eficiente da documenta\u00e7\u00e3o, \u00e9 visto a import\u00e2ncia da utiliza\u00e7\u00e3o de tecnologias para auxiliar nessa tarefa. Veja alguns motivos que levam a aderir essa ideia.<\/p>\n

Manter o processo baseado em normas de qualidade. Faz sentido para voc\u00ea?<\/strong><\/h1>\n

De acordo com a norma ISO 9001:2015 no item 7.5.3.2 \u00e9 de extrema import\u00e2ncia possuir um controle efetivo dos documentos com intuito de torn\u00e1-los acess\u00edveis\u00a0<\/strong>e confi\u00e1veis no momento que forem solicitados, al\u00e9m de exigir que vers\u00f5es atualizadas sejam disponibilizadas para os colaboradores que utilizam de tal informa\u00e7\u00e3o registrada.<\/p>\n

Imagine uma situa\u00e7\u00e3o de auditoria, onde voc\u00ea precisa evidenciar imediatamente ao auditor algum laudo de equipamento ou at\u00e9 mesmo mostrar quando ir\u00e1 acontecer a pr\u00f3xima manuten\u00e7\u00e3o. Se houver atraso na procura do arquivo ou at\u00e9 mesmo se o documento estiver danificado, certamente voc\u00ea ir\u00e1 transparecer desorganiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Por isso, rastrear a ficha vida de um equipamento salvo em um banco de dados com apenas alguns \u201cclicks<\/em>\u201d, utilizando um dispositivo eletr\u00f4nico, pode ser um m\u00e9todo mais f\u00e1cil de sair dessa situa\u00e7\u00e3o. Voc\u00ea concorda? Inclusive facilita manter em vig\u00eancia o atual item na norma ISO\/IEC17025, que orienta documentar materiais de refer\u00eancia, resultados e crit\u00e9rios de aceita\u00e7\u00e3o em formato digital.<\/p>\n

J\u00e1 mensurou o seu gasto com papel?<\/strong><\/h1>\n

Acredite, o ac\u00famulo de papel est\u00e1 gerando alguns gastos que muitas vezes n\u00e3o s\u00e3o percebidos. Existe uma s\u00e9rie de pontos que ao serem analisados se torna percept\u00edvel o quanto o documento em papel est\u00e1 se tornando um gargalo dentro do seu processo, como:<\/p>\n